De kunst van het terugkijken – in vijf stappen naar een goede Retrospective

De eerste maand van 2018 is alweer voorbij en voor velen van ons is de tijd aangebroken om even terug te kijken naar onze goede voornemens voor het nieuwe jaar. Is het je gelukt de sigaretten te laten liggen en ben je echt meer gaan sporten? Terugkijken naar wat je hebt gedaan is voor zowel jou als persoon als voor samenwerkende teams dé manier om na te gaan of je daadwerkelijk verbeteringen hebt gemaakt. Dat opent uiteindelijk het pad naar succes. Maar hoe kun je dat gestructureerd doen? Zeker als het in teamverband moet, want hoe zorg je dat iedereen op dezelfde manier terugkijkt en daar ook gezamenlijke conclusies aan verbindt?

Nou…dat kun je organiseren in een Retrospective. Voor mensen die de term niet kennen wil ik hem toch kort even toelichten; een Retrospective is een event uit het Scrum Framework waarin we met het team terug kijken naar de afgelopen periode (vorige sprint). De focus ligt daarbij op het samenwerkingsproces en niet op de inhoud van wat we gemaakt hebben. Een Retrospective kun je op verschillende manieren vormgeven en daarnaast kun je ook nog je eigen Retrospectives bedenken!
Bij het bedenken van nieuwe Retrospectives dien je altijd rekening te houden met de volgende vijf stappen…

Stap 1: Set the stage!
Elke Retrospective is anders. Om te zorgen dat iedereen mee kan doen en waarde toe kan voegen is het belangrijk dat je team begrijpt hoe de Retrospective werkt. Er zijn Retrospectives in alle vormen en maten, je hebt hier veel vrijheid in, echter onthoud altijd dat je zorgt dat je de juiste materialen tot je beschikking hebt. De meeste Retrospectives kun je al doen met een Flipover, stiften en post-its. Wil je iets ingewikkelders doen dan zijn hier nog opties. Zorg er daarnaast ook altijd voor dat de scope van de Retrospective helder is. Over welk tijdsbestek gaan we het nu precies hebben en welk onderwerp bespreken we. Bij deze eerste stap komt het er dus op neer dat een goede voorbereiding het halve werk is.

Stap 2: Verzamelen informatie
De manier waarop informatie verzameld wordt tijdens de Retropective verschilt per gekozen vorm. Vaak worden er post-its gebruikt. In deze fase zorgen we dat iedereen die meedoet zijn of haar post-its op het bord plakt. We willen elkaar niet beïnvloeden maar juist vanuit onszelf aangeven wat we vinden, daarom is het belangrijk dat ieder dit voor zichzelf doet alvorens we ingaan op de inhoud hiervan.

Stap 3: Bundelen van informatie
Nadat alle informatie is verzameld (bijvoorbeeld door post-its op een bord) wordt deze geanalyseerd. Als meerdere deelnemers dezelfde punten hebben opgeschreven, bundelen we deze samen tot groepen op ons bord. Zo creëren we overzicht en herkennen we meteen dat meerdere mensen met hetzelfde gevoel rondlopen. Probeer als team niet te snel aannames te maken over wat er bedoeld wordt met bepaalde informatie. En zeker wanneer je twijfelt, dan altijd vragen. De beste slogan voor de Scrum Master blijft “take it to the team” . Help elkaar hierin en ben open naar elkaar.

Stap 4: Focus aanbrengen
In de meeste Retrospectives is er niet voldoende tijd om alle benoemde punten te behandelen. Er zijn veel manieren om uiteindelijk te bepalen wat voor jullie het belangrijkste is om over te praten. Hiervoor gebruik ik graag de techniek van “dot voting”. Iedereen zet met een stift een stip op het onderwerp dat je het belangrijkste vind. Je kan je stemmen verdelen of op hetzelfde onderwerp plaatsen. Speel met het aantal dots (oftewel: stemmen) dat elke persoon mag geven. Grotere groepen raad ik aan minder dots per persoon te geven. Soms zie ik dat deelnemers tactisch stemmen, probeer dit niet te doen. Stem op datgene dat jij belangrijk vind, niet op iets waardoor je meer invloed kan uitoefenen op wat er gaat gebeuren.

Stap 5: Actiepunten bedenken.
Na het doorlopen van de eerste 4 stappen hebben we een overzicht met punten die we als groep het belangrijkste vinden om mee aan de slag te gaan. De laatste stap is om hier een zo SMART mogelijk actiepunt aan koppelen. Ben niet bang om scherp door te vragen tot het actiepunt echt concreet is. Tip: Tip: Begin je Retrospective altijd door even terug te kijken naar de actiepunten uit de vorige Retrospective. Op deze manier creëer je betrokkenheid en het idee dat we proberen te veranderen. Zo sluiten we de feedback loop en kunnen we werken aan ons proces van continue verbeteren.

Zo nu ben je klaar om aan de slag te gaan! Ik heb jullie in het kort iets vertelt over Retrospectives en waar je op kan letten bij het faciliteren van dit event. Daarnaast hebben we ook handvatten besproken voor het bedenken van nieuwe Retrospectives. Ga met je team terugkijken en check of het jullie gelukt is de slechte gewoontes aan te pakken en of jullie op een gezonde manier de samenwerking zijn aangegaan in het nieuwe jaar. Met deze stappen ben je al een heel eind in de goede richting. Heb je nog vragen of wil je een keer sparren over Retrospectives of andere events uit Scrum of Agile dan hoor ik dit graag. In mijn volgende Blog zal ik ingaan op de waarden die essentieel zijn in je team om van de Retrospectives en andere events een succes te maken!

Tot de volgende,

Lars Liebrand